会議の進め方  

都議会議員選挙の推薦申請が
一昨日締め切りになったので、
とりまとめてみたところ、
推薦は16名。
しかし、
4年前に推薦したのに今回推薦が上がって来ない候補者が9名もいます。
そこで、ご丁寧に支部長に電話をかけて、
「忘れてはいませんか?」
と訊いてみると、まさに図星。
忙しさゆえだったり、
前支部長から申し送りがなかったり。
こういうことのカバーをするのも、事務局の仕事です。

今日、ある団体の会議の録音を聞く機会があったのですが、
業界の会議の欠点が如実に現れていました。

@その日決めるべきことが明確でない。
A事前の議題のインフォメーションがなく、初めて説明を受けて、思考が行き渡らない
B議案の資料が不足、または不十分
C説明がへたくそ
D脇道にそれる
E何が決まったか明確でない、または何も決まらない


その責任は、一つは事務局、もう一つは議長にあります。

会議というものは、

議案についての共通認識
→問題点の抽出
→解決策の立案
→選択(決議)
→結論への共通認識


となるはずですが、
事務局の資料も説明も不十分では、
共通認識に至るはずがありません。
その上、議長の議事運営がへたでは、
解決策の議論も決議も出来ません。
その結果、
「何が決まったのか分からない」会議
または、結論先送りの会議が横行します。

先日、ある団体の理事会で、新任の理事が吠えたそうです。
というのは、
そこの会議は、
理事会前に開く少数の幹部会で事前協議しており、
その結論を、理事会の場で提示する。
「先程の常務会で、こう決まりました」
それで、その理事が、
「そういうことは、理事会で決めるべきことではないのか。
われわれは事後承認のためだけに呼ばれているのか」

と正論を述べた。偉い。

これなど、まさに、
「理事会は理事のみなさんに審議をしてもらうための場である」
という基本的な認識が欠けているせい。
少人数で決めたことに多数を従わせるという、
長年のやり方がどうしても変えられないらしい。
「万機公論に決すべし」(五箇条御誓文)
という意味が分かっていない。

↓五箇条御誓文

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幹部が事前協議するのはかまいませんが、
そんな結論など表に出さなければいいのであって、
仮に同じ結論になるにしても
理事が審議したものとそうでないものとは全く意味が違います。

そういう「賢さ」を持たないリーダーが横行しています。

わが組合の常務会では、
重要案件は事前に送付しています。
(以前、全ての議案を送ったら、
「重要案件だけにしてくれ」
といわれて、そうなりました」
事前に理解してもらった方が内容のある会議になるからです。
事前に三役会で協議はしますが、
それは決して常務会で先行して言うことはありません。
発言力の強い人が先に意見を言えば、
みんな黙ってしまうからです。

ですから、部会でも上位の人は結論を言わないでくれ、
指名してでもいいから理事に発言させてくれ、
とお願いしています。

アメリカでは、
発言しない人は次の会議では呼ばれないそうです。
もし厳密に適用したら、
議長一人が残ったりして。

全国団体であればなおさらで、
交通費と時間をかけて全国各地から集まって来るのですから、
有益な会議をしなければ、
膨大な時間の無駄になります。
それに、会議のルールを知らない人
延々不明確な発言をするのも困りもの。
雑談に属するものは、
会議終了後にすればいい。

その録音を聞いていると、
「何を今更、そんなことを、こんな場で」
というものだらけでした。

一度業界で
「効率の良い会議の進め方」
という講習でも開いたらいかがでしょうか。

さて、夕方から立川に行って、
多摩ブロックの総会を取材。

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こういう、広くて、かつ照明の暗い会場はカメラマン泣かせで、
その上、照明器具が写真の中にもろ入って来るため、
↓のような写真しか撮れません。

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デジカメ程度のストロボでは、
とても光が行き渡らないのです。

会議は、真面目で真摯な、
必要な内容を補完した、
良いものでした。

総会後、
なつかしい方々と交流出来ましたが、
カラオケという、御存知、事務局長の「試練の時間」が来たところで、
失礼しました。

その後は、東京都を横断して、隅田川を越えて (実際は、潜って)帰宅。
持参した本がつまらなくて、途中でやめましたので、
退屈との闘いになり、
ぐったり疲れて帰りました。





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